노동법 22탄) 5인 미만 사업장 필수 인사 노무 규정

5인 미만 사업장의 대표가 꼭 알아야 할 인사노무 규정 5가지

1. 근로계약서 작성은 사업장 규모와 관계없이 법적 의무다
근로기준법 제17조는 사용자가 근로자를 채용할 때 반드시 근로계약서를 서면으로 작성하고 교부해야 한다고 명시하고 있다. 이 조항은 사업장의 근로자 수와 무관하게 적용되며, 5인 미만 사업장도 예외 없이 해당된다. 근로계약서에는 임금, 근로시간, 휴일, 휴가, 임금지급일, 지급방법, 수당 여부 등이 포함되어야 하며, 작성 후에는 근로자에게 1부를 교부하고 1부는 사용자 측에서 최소 2년 이상 보관해야 한다. 구두계약이나 채팅 내용으로만 근로조건을 정한 경우, 법적 분쟁 발생 시 사용자에게 불리하게 작용할 수 있다. 특히 퇴직 시 근로자가 “주휴수당, 연장수당 포함되었다”고 주장해도 이를 반박할 수단이 없으면 모두 사용자 책임이 된다. 따라서 계약서 작성은 법적 보호 수단이며, 모든 근로자에 대해 근로 시작 전 반드시 서면 계약서를 작성해야 한다.

관련 법령: 근로기준법 제17조, 제42조, 제114조

 

2. 주휴수당은 5인 미만 사업장도 반드시 지급해야 한다
많은 소상공인들은 "5인 미만 사업장은 주휴수당 안 줘도 된다"고 오해하고 있다. 하지만 근로기준법 제55조는 전 사업장에 동일하게 적용되는 조항으로, 사업장 규모와 관계없이 주휴수당은 반드시 지급되어야 한다. 주휴수당이란 1주일 동안 소정 근로일에 개근한 근로자에게 주어지는 유급휴일 수당이다. 통상적으로 주 15시간 이상 근무하고, 약정된 요일에 개근한 근로자에게는 1일치의 시급 또는 일급에 해당하는 금액을 추가로 지급해야 한다. 주휴수당 미지급은 임금체불로 간주되며, 고용노동부에 진정이 접수될 경우 사업주는 체불임금 전액과 함께 과태료 또는 시정명령을 받을 수 있다. 특히 아르바이트나 단시간 근로자의 퇴사 후 소급 청구가 자주 발생하기 때문에, 처음부터 주휴수당을 정확히 계산하고 급여명세서에 명시하는 것이 중요하다.

관련 법령: 근로기준법 제55조, 제114조

 

 

3. 연차유급휴가는 5인 미만 사업장에도 전면 적용된다
근로기준법 제60조에 따르면 1년간 80% 이상 출근한 근로자에게는 15일의 연차유급휴가를 부여해야 한다. 이 조항 역시 사업장 규모와 무관하게 모든 근로자에게 적용되며, 5인 미만 사업장도 예외가 아니다. 1년 미만 근무한 근로자도 매월 개근 시 1일의 연차가 발생하며, 연차를 부여하지 않거나 사용을 방해하는 경우 사용자는 민사상 손해배상책임을 질 수 있다. 근로자가 연차를 사용하지 않았다고 하더라도 사업주가 사용촉진 절차를 밟지 않았다면, 미사용 연차에 대해 수당을 지급해야 한다. 연차는 시기지정권이 사용주에게 있지만, 실제로는 직원과 협의하여 운영하는 것이 현실적이다. 또한 퇴사 시점에서 남은 연차일수에 대한 수당은 반드시 지급해야 하며, 이를 누락하면 퇴직금 체불과 동일한 법적 책임이 따른다.

관련 법령: 근로기준법 제60조, 제114조

 

 

 

 

 

4. 퇴직금은 근로자퇴직급여보장법에 따라 사업장 규모와 관계없이 적용된다
퇴직금과 관련된 법적 근거는 근로기준법이 아니라 근로자퇴직급여보장법이다. 이 법은 근로자 수와 관계없이 모든 사업장에 적용되며, 일정 요건(1년 이상 계속근로, 주당 평균 15시간 이상 근무)을 충족한 근로자라면 퇴직금을 청구할 수 있다. 많은 5인 미만 사업장 대표들이 “우리는 소규모라서 퇴직금 안 줘도 된다”고 오해하지만, 이는 명백히 잘못된 이해다. 퇴직금은 평균임금 × 30일 × 근속연수 ÷ 12로 계산되며, 퇴직일로부터 14일 이내 지급해야 한다. 미지급 시에는 민사상 손해배상 청구는 물론이고, 지연이자까지 포함된 금액을 지급해야 한다. 근로자는 고용노동부를 통해 퇴직금 진정을 제기할 수 있으며, 노동부는 사용자에게 시정명령을 내리고, 불이행 시에는 형사처벌까지 가능하다. 따라서 모든 근로자의 입사일, 퇴사일, 근속기간을 정확히 기록하고, 퇴직 예정 시 사전에 계산해 지급 준비를 해야 한다.

관련 법령: 근로자퇴직급여보장법 제4조, 제9조, 제10조

 

근로자퇴직급여보장법 제4조는 퇴직금 제도의 기본 적용 범위와 사용자 의무를 규정한 조항이다. 이 조항에 따르면 사용자는 계속근로기간이 1년 이상이고 주당 근로시간이 평균 15시간 이상인 근로자에게 퇴직금을 지급해야 하며, 이는 사업장의 근로자 수와 무관하게 모든 사업주에게 적용된다. 퇴직금은 근로자와의 근로관계가 종료된 시점에 지급되며, 계약직, 일용직, 단시간 근로자라도 요건을 충족하면 지급 대상이 된다. 사용자에게는 근로자의 퇴직 시 퇴직금을 산정하고 지급할 책임이 있으며, 이를 이행하지 않을 경우 민사상 손해배상 책임과 지연이자를 부담하게 된다.

 

근로자퇴직급여보장법 제9조는 퇴직금 지급 시기와 지급 방식에 대한 규정을 담고 있다. 이 조항에 따라 사용자는 근로자가 퇴직한 날로부터 14일 이내에 퇴직금을 전액 지급해야 하며, 특별한 사정이 있을 경우에는 당사자 간의 합의에 따라 지급기한을 연장할 수 있다. 그러나 지급이 지연될 경우에는 그 기간에 대해 연 20%의 지연이자가 발생할 수 있으므로, 사용자는 반드시 퇴직일 이후 일정 기간 내에 지급 준비를 완료해야 한다. 이 조항은 사용자에게 신속한 퇴직금 지급 의무를 부과함으로써 근로자의 경제적 권리를 보호하고 있다.

 

근로자퇴직급여보장법 제10조는 퇴직금 산정 방식을 구체적으로 정한 조항이다. 퇴직금은 퇴직 직전 3개월 동안의 평균임금을 기준으로 산정되며, 계산식은 평균임금 × 30일 × (근속연수 ÷ 12)이다. 이때 평균임금은 통상임금뿐 아니라 정기적으로 지급된 각종 수당을 포함하여 계산해야 하며, 사용자가 평균임금 산정 기준을 임의로 축소하거나 누락하면 법적 분쟁의 원인이 된다. 제10조는 퇴직금 계산의 객관성을 확보하고, 사용자와 근로자 간의 기준 차이를 방지하기 위해 마련된 핵심 조항이다.

 

5. 급여명세서 교부는 5인 미만 사업장에도 반드시 의무화됐다
2021년 11월 개정된 근로기준법 제48조에 따라, 사용자는 임금을 지급할 때마다 반드시 임금명세서를 근로자에게 교부해야 하는 의무가 있다. 이 조항 역시 전 사업장에 동일하게 적용되며, 5인 미만 사업장도 예외가 아니다. 임금명세서에는 지급일, 지급총액, 기본급, 수당항목, 공제내역, 실수령액, 근로자 성명 등이 반드시 포함되어야 하며, 서면 또는 전자문서로 교부할 수 있다. 미교부 시 최대 500만 원 이하의 과태료가 부과되며, 실제로 단속 대상이 되기도 한다. 특히 수당이나 공제 항목이 명확하지 않으면, 근로자는 체불임금이 있다고 주장하며 진정을 제기할 수 있다. 소규모 사업장은 무료 급여명세서 발급 툴을 활용하거나, 간단한 양식을 제작해 매월 교부하는 방식으로 운영할 수 있다. 교부 사실은 문서로 남기거나, 서명으로 확인을 받아두는 것이 좋다.

관련 법령: 근로기준법 제48조, 제114조

 

근로기준법 제48조는 사용자가 임금명세서를 근로자에게 교부할 의무를 명확히 규정한 조항이다. 2021년 법 개정으로 도입된 이 조항에 따르면, 사용자는 근로자에게 매번 임금을 지급할 때마다 임금지급일, 총액, 각 항목별 내역(기본급, 수당, 공제금액 등), 실지급액을 포함한 임금명세서를 서면 또는 전자문서로 교부해야 한다. 이는 사업장 규모와 무관하게 전 사업장에 동일하게 적용되며, 이를 위반할 경우 최대 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있다. 임금명세서 미교부는 임금체불 분쟁 시 사용자 측의 입증책임을 약화시키므로, 반드시 명확한 양식을 사용해 매월 작성·교부해야 한다.

 

6. 5인 미만 사업장에도 적용되는 기타 법령과 분쟁 리스크
5인 미만 사업장은 근로기준법의 일부 조항이 적용 제외되지만, 전면 배제되는 것은 아니다. 예를 들어 해고 예고 제도(제26조), 부당해고 구제신청(제23조)는 원칙적으로 5인 이상 사업장에 적용되지만, 해고 과정에서 인격권 침해나 명예훼손, 모욕이 발생하면 민법상 불법행위로 손해배상청구가 가능하다. 또한 산재보험, 국민연금 등 4대보험은 5인 미만도 가입 대상이며, 일부 고용형태(예: 일용직, 단시간 근로자)라도 법령에 따라 의무가입이 적용될 수 있다. 따라서 5인 미만 사업장이라도 인사노무 전반에서 “법이 적용되지 않는다”는 인식을 버리고, 각각의 항목별로 실제 적용 여부를 확인해야 분쟁을 예방할 수 있다. 소규모라고 해서 법적 책임이 가벼운 것은 아니다.

관련 법령: 근로기준법 제11조, 산재보험법, 고용보험법

 

근로기준법 제11조는 근로기준법의 적용 대상 범위를 규정하는 조항으로, 원칙적으로 이 법은 상시 5명 이상의 근로자를 사용하는 모든 사업 또는 사업장에 적용된다고 명시되어 있다. 이는 곧 5인 이상 사업장은 근로기준법의 모든 조항이 전면 적용되지만, 5인 미만 사업장은 일부 조항만 적용된다는 뜻이다. 다만 이 조항은 “전면 적용”의 기준을 정하는 것이고, 근로계약서 작성(제17조), 주휴수당 지급(제55조), 연차휴가 부여(제60조), 임금명세서 교부(제48조), 퇴직금 지급(근로자퇴직급여보장법) 등 일부 핵심 규정은 5인 미만 사업장에도 동일하게 적용된다. 따라서 사용자는 사업장의 근로자 수에 따라 법 적용 범위를 정확히 파악하고, 적용 제외 조항과 공통 적용 조항을 구분해 인사노무 체계를 구성해야 한다.

 

 

 

 

7. 인사노무 분쟁은 ‘규모’보다 ‘서류 증거’에서 갈린다
5인 미만 사업장이더라도 근로자와 법적 분쟁이 발생하면 사업주가 패소할 확률이 매우 높다. 그 이유는 근로계약서 미작성, 급여명세서 미교부, 주휴수당 지급 근거 부재 등으로 인해 사용자 측이 주장하는 내용을 입증하지 못하기 때문이다. 법원과 고용노동부는 근로자 보호를 우선시하는 경향이 강하며, 특히 영세 사업장은 노무관리 시스템이 부실하다는 전제하에 판단하는 경우가 많다. 이럴수록 사용자 측은 사전에 모든 인사노무 자료를 문서화하고, 근로조건을 명확히 기록해 두어야 한다. 대표자는 “나중에 말로 풀면 된다”는 생각을 버리고, 처음부터 계약서·명세서·근로일지 등을 체계적으로 관리해야 한다.

 

8. 정부에서 제공하는 무료 인사노무 지원 시스템을 적극 활용하라
고용노동부에서는 5인 미만 소상공인을 위해 무료로 사용할 수 있는 인사노무 자동화 시스템을 제공하고 있다. 대표적으로 ‘HR모바일’은 근로계약서 작성, 급여명세서 발급, 4대보험 신고 안내 등을 모바일로 처리할 수 있는 앱이며, 별도 설치비나 이용료 없이 사용 가능하다. 또한 민간 기업에서도 시프티, 알밤, 잡플래닛 HR 같은 툴을 통해 출퇴근 기록, 주휴수당 계산, 급여 계산 등의 기능을 제공하고 있다. 인사노무에 전문성이 없는 대표자라면 이러한 툴을 활용해 기본적인 관리 체계를 자동화하는 것이 효과적이다. 툴은 분쟁을 줄여주고, 법적 증거로 활용될 수 있는 전자기록을 보관해준다.

 

9. 5인 미만 사업장의 대표는 인사노무를 ‘선택’이 아닌 ‘의무’로 인식해야 한다
많은 소상공인 대표들은 아직도 인사노무는 큰 회사나 공공기관에서나 필요하다고 생각한다. 하지만 실제 분쟁이나 민원은 오히려 법에 취약한 5인 미만 사업장에서 더 자주 발생한다. 왜냐하면 인사노무 문서가 없고, 법령 적용 여부에 대한 인식이 부족하기 때문이다. 대표자가 인사노무에 대한 법적 지식 없이 직원을 관리하면, 결국 민원이나 소송이 발생했을 때 모든 책임을 지게 된다. 따라서 인사노무 관리는 규모의 문제가 아니라, 리스크 관리와 직결된 사업 운영의 핵심 요소로 봐야 한다. 처음부터 인사 문서를 철저히 작성하고, 근로자와의 약속을 명확히 기록해두는 습관이 필요하다.

 

10. 정리: 5가지 핵심 규정은 반드시 알고 실천해야 한다
요약하자면, 5인 미만 사업장 대표가 반드시 지켜야 할 다섯 가지 인사노무 규정은 다음과 같다.
첫째, 근로계약서를 서면으로 작성하고 교부해야 한다. 둘째, 주휴수당을 정확히 계산해 지급해야 한다. 셋째, 연차유급휴가는 발생 조건에 따라 부여하고 관리해야 한다. 넷째, 퇴직금은 일정 조건을 충족한 근로자에게 반드시 지급해야 한다. 다섯째, 급여명세서를 매월 교부해야 하며, 형식적 요건을 모두 갖춰야 한다. 이 다섯 가지 항목은 사업장 규모와 무관하게 적용되는 핵심 법률 조항이며, 이를 소홀히 하면 사업주는 민사상 손해배상, 과태료, 형사처벌까지 받을 수 있다. 대표자는 ‘법을 몰랐다’는 이유로 면책받을 수 없다는 사실을 반드시 기억해야 한다. 이 다섯 가지를 기본으로 하여, 인사노무 시스템을 정비하고 직원과의 신뢰 기반을 구축하는 것이 소상공인 성공의 첫걸음이다.