노동법 21탄) 5인 미만 사업장 근로계약서
5인 미만 사업장도 근로계약서 꼭 써야 하나요?
서면 근로계약서는 단순한 형식 문서가 아니라 법적 분쟁을 예방하고, 인사관리의 기준을 정립하는 핵심 자료다.
특히 아르바이트생, 단시간 근로자, 일용직이라 하더라도, 일정 기간 이상 반복적으로 근무한다면 근로자로 인정되므로 반드시 근로계약서를 작성해야 한다.
많은 소상공인들이 “하루 4시간밖에 안 일하니까”, “가족처럼 일하니까”라는 이유로 계약서를 생략하지만, 노동청 민원 발생 시 그러한 사유는 아무런 법적 효력이 없다.
노동청은 근로계약서 미작성에 대해 매우 엄격하게 판단하며, 서면 교부의무 위반은 별도의 과태료(최대 500만 원) 부과 대상이기도 하다.
구두 계약의 법적 한계
실무 현장에서는 구두로 ‘시급 얼마’, ‘몇 시부터 몇 시까지’라고 정하고 바로 일을 시작하는 경우가 많다.
하지만 근로계약서 없이 구두로만 계약이 이뤄지면, 근로조건에 대한 입증책임이 사용자에게 전가된다.
근로자가 퇴직 후 “주휴수당을 받기로 했다”, “주말도 일했다”, “월급이 더 높기로 했다”라고 주장할 경우, 사용자 측은 그에 반하는 사실을 서면 계약서로 증명하지 못하면 패소할 가능성이 높다.
특히 퇴직금, 연차수당, 야간근로 등 금전 관련 분쟁에서는 계약서 유무가 판결의 핵심 근거가 되기도 한다.
근로계약서 미작성 시 과태료 기준
고용노동부는 2021년부터 근로계약서 미작성 사업장에 대한 집중 단속을 실시하고 있으며,
실제 5인 미만 사업장도 단속 대상에 포함된다.
근로기준법 제114조에 따라, 서면 교부 의무 위반 시 500만 원 이하의 벌금 또는 과태료가 부과된다.
특히 아르바이트나 단시간 근로자의 비율이 높은 업종(카페, 편의점, 식당 등)은 민원 발생 확률이 높기 때문에 반드시 작성해야 한다.
표준 근로계약서 작성 시 유의사항
고용노동부와 각 지방노동관서에서는 누구나 사용할 수 있도록 표준 근로계약서 양식을 배포하고 있다.
하지만 단순히 양식만 사용하는 것이 아니라, 사업장의 실제 근무조건을 정확히 반영하는 것이 중요하다.
작성 시 반드시 포함해야 할 항목은 다음과 같다:
- 근무기간 (시작일, 종료일 또는 무기한 여부)
- 근무시간 및 휴게시간
- 임금(시급, 월급 등 명확한 금액, 지급일 포함)
- 주휴수당 포함 여부
- 연차휴가 부여 기준
- 퇴직금 지급 기준
- 4대보험 가입 여부
- 계약 위반 시 책임
특히 주휴수당 포함 여부, 연장근로 동의 여부, 해고 사유 명시 여부 등은 실제 분쟁 발생 시 핵심 쟁점이 되므로 명확히 기재해야 한다.
전자 근로계약서도 법적 효력 인정
최근에는 전자 근로계약서 시스템을 활용하는 사업장도 증가하고 있다.
고용노동부의 ‘HR모바일’ 앱을 비롯해, 민간 서비스(시프티, 알밤, 잡플래닛 HR 등)에서도 전자 계약서 작성 기능을 제공하고 있으며,
전자 서명 또는 인증된 플랫폼을 통한 계약은 종이 계약서와 동일한 법적 효력을 가진다.
특히 인사담당자가 없는 소상공인이라면, 모바일로 계약 내용을 저장·보관할 수 있는 전자 계약서 시스템 활용이 효율적이다.
근로계약서 작성 후 보관 방법
작성된 근로계약서는 반드시 2년 이상 보관해야 하며, 이는 근로기준법 제42조에도 명시되어 있다.
분실이나 훼손의 우려가 있기 때문에 전자 파일(PDF)로도 반드시 백업해두는 것이 좋다.
근로자에게도 1부를 교부해야 하며, 실제로는 근로자가 “계약서 받은 적 없다”고 주장하는 경우가 많기 때문에,
교부 시에는 서명 또는 수령확인서 작성을 함께 진행하는 것이 바람직하다.
관련 법령 정리
| 근로계약서 서면 작성 의무 | 5인 미만도 반드시 작성 | 근로기준법 제17조 |
| 서면 미교부 시 과태료 | 최대 500만 원 | 근로기준법 제114조 |
| 계약서 보관 의무 | 최소 2년 | 근로기준법 제42조 |
| 전자 계약서 인정 여부 | 인정됨 | 고용노동부 행정해석 (2021년) |
근로기준법 제11조 제1항은 근로기준법의 적용 범위를 정하는 가장 기본적인 조항이다. 해당 조문에서는 “이 법은 상시 5명 이상의 근로자를 사용하는 모든 사업 또는 사업장에 적용한다”라고 규정하고 있다. 이 문장은 근로기준법이 원칙적으로 5인 이상 사업장을 대상으로 전면 적용된다는 의미이며, 사업장 규모에 따라 적용 여부가 달라질 수 있음을 명확히 한다. 여기서 말하는 ‘상시 5명 이상’이란 일시적으로 근로자가 5명을 초과하는 것을 말하는 것이 아니라, 평균적으로 지속적인 고용 형태로 5명 이상을 유지하고 있는 경우를 말한다. 대표자나 가족 등 사용자 지위에 있는 사람은 근로자 수 산정에서 제외되며, 계약직·단시간근로자라도 고용 기간과 실질적인 근무 형태에 따라 포함될 수 있다.
이 조항의 실질적인 의미는 근로기준법에 명시된 일부 강행규정들이 5인 미만 사업장에는 적용되지 않을 수 있다는 점이다. 예를 들어 해고의 제한(제23조), 해고예고(제26조), 연장·야간·휴일근로 가산 수당(제56조), 휴업수당(제46조) 등은 모두 5인 이상 사업장에만 적용되며, 5인 미만 사업장에는 법적 의무가 발생하지 않는다. 이 때문에 소규모 사업장 대표자들은 자신이 적용 대상이 아니라고 판단하고 인사 노무 규정을 무시하는 경우가 많지만, 실제로는 근로계약서 작성(제17조), 주휴수당 지급(제55조), 연차유급휴가 부여(제60조), 임금 명세서 교부(제48조) 등은 사업장 규모와 무관하게 적용된다. 따라서 단순히 ‘5인 미만이니까 법 안 지켜도 된다’는 인식은 매우 위험하며, 규정별로 적용 여부를 정확히 구분해야 한다.
근로기준법 제17조는 사용자가 근로자를 채용할 때 반드시 근로조건을 서면으로 명시하고 교부해야 할 의무를 규정한 조항이다. 이 조항에 따르면 사용자는 근로계약 체결 시 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가, 임금 지급일 및 지급 방법, 퇴직급여, 복리후생, 취업 장소와 종사 업무 등 주요 근로조건을 서면으로 명시해 근로자에게 교부해야 하며, 이는 사업장의 규모와 무관하게 모든 사업장에서 동일하게 적용된다. 즉, 5인 미만 사업장이라도 예외 없이 서면 근로계약서를 작성하고 교부해야 하며, 이를 위반할 경우 법정 제재가 따른다. 이 조항은 근로자의 권리를 보호하고, 사업장 내 근로조건에 대한 분쟁을 예방하기 위한 핵심적인 규정이다.
근로기준법 제114조는 근로기준법에서 정한 의무 사항을 위반한 경우 부과되는 벌칙 및 과태료에 관한 근거 조항이다. 이 조항에 따라, 예를 들어 제17조의 서면 근로계약서 교부 의무를 위반한 사용자는 500만 원 이하의 벌금 또는 과태료 처분을 받을 수 있다. 고의 또는 중대한 과실이 없는 경우라도, 계약서를 작성하지 않거나 근로자에게 교부하지 않은 사실이 확인되면 처벌 대상이 된다. 제114조는 조항별 위반 시의 처벌 수준을 행정적으로 강제하는 역할을 하며, 특히 사업주가 법령을 준수하지 않았을 때 직접적인 책임을 지도록 하는 강력한 수단이다. 사용자는 해당 규정을 숙지하고, 근로계약서 작성만 아니라 임금 명세서 교부, 휴게시간 부여 등 법령상 의무를 빠짐없이 이행해야 한다.
근로기준법 제42조는 사용자가 근로자와 체결한 근로계약서 및 관련 문서를 일정 기간 보관해야 할 의무를 규정하고 있다. 구체적으로는 임금대장과 근로계약서는 최소 3년간 보존해야 하며, 이는 향후 발생할 수 있는 근로관계 분쟁에 대비한 입증자료로 활용될 수 있다. 특히 퇴직 후 체불임금, 주휴수당, 퇴직금, 근무시간 등과 관련된 소송이 제기되는 경우, 사용자는 법적으로 근로계약의 존재와 조건을 입증해야 할 책임이 있으며, 이를 제대로 보관하지 않았다면 사용자 측에 불리하게 작용할 수 있다. 따라서 모든 사업주는 근로계약서를 종이 또는 전자문서로 체계적으로 정리하고, 퇴직 이후에도 법정 보존기간 동안 유지해야 법적 리스크를 줄일 수 있다.
마무리 정리
5인 미만 사업장이라 하더라도 근로계약서 작성 및 교부는 반드시 지켜야 할 법적 의무다.
단기 아르바이트, 단시간 근로자, 일용직, 외국인 근로자, 가족 아닌 타인 등 모든 형태의 근로자에게는 서면 계약서를 작성해야 하며,
이를 소홀히 하면 민원 발생 시 사용자에게 불리한 결과가 초래된다.
고용노동부의 단속 기준은 사업장 규모와 무관하며, 특히 계약서 없이 일시키는 관행은 더 이상 통용되지 않는다.
작성된 계약서는 법적 분쟁을 예방하는 유일한 문서이며, 조직의 신뢰도와 법적 안정성을 동시에 높이는 기본이 된다.