개인정보 보호법 1탄) 등본 제출? 그냥 내면 큰일!
많은 기업들이 입사 서류로 요구하는 '주민등록등본'이
사실은 개인정보 보호법에 위배될 수 있다는 사실, 알고계셨나요?
오늘은 실제 n연차 인사 담당자가 직접 겪은 경험을 토대로
실무자도 자주 놓칠 수 있는 인사 관련 민감 정보 수집의 문제점과
실제 법적 리스크까지 지금부터 같이 알아보시죠!
#1. 채용 시 주민등록등본 요구, 왜 문제가 되는 걸까?
회사에서 신규 직원을 채용 시 주민등록등본을 요구하는 경우가 아직도 흔합니다.
저도 신입 시절 "주소지 확인"이나 "세대 정보 파악"을 이유로
등본을 제출받는 것이 당연하다고 생각했습니다.
하지만 이는 단순한 관행을 넘어 개인정보 보호법
위반 소지가 있는 민감한 문제로 이어질 수 있습니다.
개인정보 보호법은 원칙적으로 업무에 불필요한 개인정보 수집을 금지해!
따라서 채용 단계에서 등본 제출을 요구하는 경우,
법적 근거가 명확하지 않다면 '과잉 수집'에 해당할 수 있습니다.
특히 2023년 개정된 개인정보 보호법 이후,
기업의 자료 수집 관행은 더욱 엄격한 기준 아래 관리되고 있습니다.
구직자 입장에서도 사생활 침해를 우려해 제출을 거부할 수 있으며, 이를 이유로
채용에 불이익을 주는 것은 채용 차별 논란을 불러올 수 있는 점 알고 계셨나요?
#2. 주민등록등본, 인사 실무에서 꼭 필요한 서류일까?
현실적으로 근로계약서에는 주소 정보만 기재하면 되며,
주소 확인 자체는 주민등록증 사본만으로도 충분히 대체할 수 있습니다.
그런데도 ‘관행’이라는 이유를 무의식적으로 등본을 요구하는 경우가 많습니다.
왜 그럴까요?
n 연차 인사 담당자의 경험으로 보았을 때 기숙사 사용, 연말정산, 산재 발생,
육아휴직 등 여러 가지를 고려하여 지원자가 오래 회사에 다닐 수 있을지를
판단하기 때문에 관행이 이어져 왔다고 생각합니다.
또한, 인사팀에 가장 많이 요청하는 서류가
"소득 확인용 근로소득원천징수영수증"과 "재직증명서"인데
해당 서류에 거주지가 적혀 있어야 신분 확인이 가능하므로
매번 주소를 듣고 기재하기에는 업무상 번거로움이 동반되니
입사 시 주민등록등본을 제출 요청을 하고 있습니다.
그러나 주민등록등본에는 민감한 정보가 포함되어 있어
개인정보 최소 수집 원칙에 정면으로 위배되는 부분이며,
특히 직무와 무관한 민감 정보로 간주하여 수집 시 별도의 법적 근거가 요구됩니다.
그래서 기업은 입사 시 개인정보를 수집할 때 ‘목적의 명확성’, ‘최소 수집’
‘동의의 구체성’이라는 세 가지 원칙을 반드시 지켜야 하며 그렇지 않은 경우
향후 개인정보보호위원회의 감사 또는 제재 대상이 될 수 있습니다.
#3. 인사 담당자가 자주 범하는 실수, 법 위반인가?
생각보다 많은 인사 담당자들은 등본이 어떠한 법적 의미를 가지는지
깊이 고민하지 않아요. 정말 의외죠?
아마도 입사 시 등본 제출을 거부하는 근로자가 거의 없을뿐더러
보관 기간만 잘 숙지하면 된다고 생각하기 때문입니다.
하지만 실제로는 개인정보보호법 제15조(개인정보의 수집·이용)는
수집 목적, 항목, 보유 기간 등을 명확히 고지하고 동의를 받아야 합니다.
예를 들어, 단순히 입사 서류 제출 공지에서 "등본 제출"이라고만 적는 것은
위법의 소지가 크고 동의 방식이 명확하지 않으며
수집 목적 또한 불명확하기 때문입니다.
특히 동의 없이 등본 사본을 복사하여 보관하는 행위는 명백한 위반에 해당되니
인사 실무 담당자라면 해당 내용을 꼭 숙지하시기를 바랍니다.
인사 담당자는 본인의 업무가 기업의 ‘개인정보 처리자’ 역할을 수행하는 것임을
명확히 인식하고, 모든 수집 및 보관 과정에서 법적 근거와 필요성을
따져보는 습관을 들여야 추후 경력을 쌓을 때도 도움이 될 것입니다.
#4. 그럼, 등본 수집이 전면 불가능할까? 언제나 예외는 있다!
등본 수집이 모두 금지되는 것은 아닙니다.
아래 조건을 모두 충족한다면 수집이 가능합니다.
1) 수집 목적이 정당하며, 해당 정보를 꼭 필요로 할 경우
→ 단순히 '신원 확인' 목적이라면 다른 대체 수단이 있는지 확인해 볼 것!
2) 입사자에게 고지하고 명시적 동의를 받았을 경우
→ 해당 직원에게 등본 제출에 대한 사전 고지와 함께
'개인정보 수집 이용동의서'를 별도로 작성받을 것!
3) 불필요한 항목(예: 세대원 정보)은 가림 처리할 수 있도록 안내한 경우
→ 세대원 정보가 제외된 등본 또는 본인 주소만 표시되도록 발급 요청할 것!
→ 인쇄물의 경우 즉시 스캔 후 파기, pdf 파일은 암호화 저장 등 보안 조치할 것!
예를 들어 기숙사 제공 등의 이유로 실제 거주지 확인이 필수인 경우
등본을 제출받는 것이 가능합니다.
하지만, 이 경우에도 반드시 세대 구성 정보는 가림 처리를 유도해야 하며,
불필요한 개인정보를 수집하지 않도록 주의해야 합니다.
#5. 실무자가 꼭 지켜야 할 실천 체크리스트
1) 주민등록등본 제출 요구 전, 수집 목적과 필요성 판단
2) 입사자에게 수집 항목, 목적, 보관 기간 등을 명확히 고지
3) 서류에 포함된 불필요한 항목은 가림 처리 유도
4) 등본 사본 저장 시 파일 암호화 또는 안전한 보관 절차 준수
5) 법적 쟁점 발생 시, 수집 동의서 사본을 함께 보관(중요도: ★★★★★)
실제로 제가 재직 중인 회사에 고용노동부 감사가 나왔었는데
해당 서류 보관 기간과 문서 양식에 대한 지침을 만들어서
빠르게 대처하여 과태료 없이 시정 지시만 받고 넘어갔던 경험을 바탕으로
최근에 상향 이직에 성공했습니다!
이 체크리스트는 단순한 절차가 아니라,
기업의 법적 리스크를 사전에 차단하는 중요한 방어 수단입니다.
실제로 고용노동부에서 감사가 나왔을 때 체크리스트를 보면 임금과
개인정보에 대한 부분이 가장 크게 적용되고 있으므로 인사 담당자라면
법적 분쟁을 사전에 예방하기 위해 해당 내용을 꼭 숙지하고 있어야 합니다.
#6. 마무리 한 줄
입사 시 제출하는 서류는 "단순한 종이"가 아닙니다.
신입사원의 등본 한 장이 단순한 입사 서류처럼 보일 수 있지만,
그 이면에는 개인정보 보호법이라는 명확한 기준이 존재합니다.
인사 담당자가 이를 간과하면 의도치 않게 법을 위반하거나,
향후 기업의 신뢰도 하락으로 이어질 수 있으니 유의하셔야 합니다.
다음 글에서도 인사 실무에서 자주 놓치는 개인정보 이슈,
함께 정리해 드릴테니 궁금하신 주제가 있다면 댓글로 남겨주세요!
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